Trik Membuat Grafik di MS Word | Lengkap Beserta Modifikasinya.

myavitalia.com- Sebuah pekerjaan administrasi, perkantoran, dan juga pekerjaan lain yang berhubungan dengan data statistik bisanya dihadapkan dengan keharusan membuat sebuah grafik untuk menyampaikan atau menampilkan sebuah perbandingan data yang ada.

Grafik sendiri dalam cara kerjanya adalah mengubah sebuah data atau dokumen berupa teks atau angka ke dalam sebuah gambar.

Dengan tersajinya data tersebut ke dalam sebuah grafik, diharapkan dapat memerikan sebuah gambaran yang mudah dipahami, dimengerti atau di tela'ah dengan lebih cepat dan ringan.

Dalam pembuatan grafik, kita bisa membuatnya dalam sebuah program atau sofware yang disediakan oleh microsoft. Program Microsoft yang saling berkaitan dalam pembuatan grafik adalah MS Excel dengan MS Word.

MS Excel berfungsi untuk mengolah data (atau menyajikan langsung), sedangkan MS Word berfungsi sebagai penampil gambar grafik yang dihasilkan dari penggolahan data yang dilakukan dengan MS Excel tersebut.

Grafik yang dapat disajikan mamiliki bayak variasi gambar atau jenis grafik dengan ciri masing-masing yang khas.

Macam Jenis dan Ciri Khas Grafik di MS Word & Excel

Dengan memahami kataretistik masing-masing grafik yang ada, kita lebih dapat memilih dengan pas atau cocok dengan jenis data yang akan kita sampaikan.

Pilihan grafik atau chart yang disediakan oleh MS Office (Word atau Excel) terdapat 15 jenis grafik:

1. Grafik Kolom (column).
Grafik Column sering disebut grafik batang ( vertika, karena bentuknya yang menyerupai batang dengan posisi tegak dari bawah (awal) ke atas (nilai akhir).

Grafik kolom sering dipakai untuk membandingkan beberapa data yang dikumpulakan dalam frekuansi waktu yang berbeda.

seperti beberapa jenis data yang sama akan diperbandingan perubahannya dalam waktu yang berbeda.

2. Grafik Garis (Line).
Line Chart atau Grafik jenis garis ini, lebih cocok digunakan untumk membandingkan sebuah tren data.

dengan titik dan garis yang berhubungkan akan memudahkan pembaca dalam melihat seuah tren yang terjadai dari waktu-kewaktu, baik itu tre turun maupun tren naik.

3. Pie Chart / Grafik Pie
Pie Chart merupakan grafik berbentuk lingkaran yang menyerupai kue Pie. Lingkaran tersebut bisa terpotong menjadi beberapa bagian.

Potongan-potongan kue tersebut dimaksudkan sebagai perbandingan data bagian-bagian yang ada, yang akhirnya bila data tersebut dijumlahkan akan menghasilkan data keseluruhan atau 100% sebagai lingkaran atau data yang full/ lengkap.

Contoh grafik ini sering digunakan untuk membuat sebuah perbandingan data survei dalam waktu tertentu, dengan kreiteria surveri data data yang beragam.

Seperti jika saat akan pemilu, grafik ini bisa menggambarkan perbandingan data pendukung calon pasangan tertentu dalam satu waktu tertentu.

atau juga contoh lain adalah  menampilkan data jumlah penduduk dengan tingkat pendidikan, atau berdasarkan yang lainnya.

4. Bar Chart / Grafik Batang Horizontal
Bar Chart, merupakan grafik berbentuk batang yang memiliki posisi horizontal atau rebah atau tertidur. Grafik ini bememiliki posisi kebalikan dari grafik kolom.

5. Area Chart
Area Chart atau Grafik Bidang biasanya menitik beratkan pada sebuah perbandingan besarnya perubahan dari waktu ke waktu.

Grafik ini bisa digunakan untuk menggambarkan sebuah hubungan kecepatan dengan waktu pada posisi tegak lurus, sehingga dalam grafik akan membentuk sebuah area yang merupakan hasil dari besarnya perpindahan tersebut.

6. X Y (scatter)
Grafik XY Scatter merupakan sebuah grafik yang terbentuk dari data variabel sumbu x dan sumbu y.  Grafik ini menyatukan hubungan antara sumbu x dan y dengan sebuah tanda "titik" atau sebuah garis siku atau lengkung menyebar sesuai data yang ada.

Grafik ini biasanya digunakan untuk menggambarkan sebuah grafik linier seperti hubungan tegangan dengan kuat arus dan grafik sejenis yang lainnya.

7. Stock Chart
Stock Chart merupakan sebuah grafik yang dapat menyajikan data dengan dengan nilai yang mempunyai sebuah range tertinggi dan terendah dalam beberapa atau satu waktu atau dengan kata lain grafik ini berfungsi untuk menunjukkan fluktuasi harga stok atau sejenisnya.

Grafik ini sering kita lihat biasanya pada sebuah grafik perdaganagan mata uang asing (forex) yang menunjukkan sebuah data perbandingan mata uang dalam pencapaian pada waktu open close harga dari waktu ke waktu.

Selain itu juga grafik ini bisa digunakan untuk keperluan lain seperti data ilmiah yang menunujkkan sebuah fluktuasi suhu harian dalam suatu daerah tertentu.

8. Surface Chart
Grafik Permukaan atau Surface Chart sebuah grafik yang dapat menunjukkan sebuah data kombinasi dalam 2 rangkaian data.

Grafik ini bisa kita dapati dalam sebuah peta topografi. Warna dan pola tersebut dapat menunjukkan sebuah daerah dengan kisaran nilai yang sama

9. Radar
Grafik radar merupakan sebuah grafikyang terdiri dari jari-jari yang menjelaskan nilai satu variabel . Panjang jari-jari tersebut menunjuknan besarnya nilai variabel. Kemudian garis ditarik menghubungkan nilai-nilai data tersebut. Hal ini membentuk plot berbentuk radar atau bintang.

Grafik radar bisa digunakan untuk membuat sebuah penyajian data seperti tingkat kemiskinan didaerah-daerah indomesia, atau mungkin juga dapat digunakan untuk membuat pemetaan sebuah permainan untuk melihat tingkat kelemahan atau keuatan lawan.


10. Treemaps
Treemap Chart merupakan sebuah graik berbentuk persegi panjang. Dalam penyajian data yang dimunculkan dapat menampilkan sebuah hiearki (tingkatan).

Dalam satu persegi terdapat beberapa kotak persegi panjang yang lain, dengan warna yang berbeda maupun warna yang sama.

Contoh dalam grafik ini bisa untuk menggambarkan susunan sebuah daerah tertentu yang memiliki sub-sub daerah didalamnya.

Misalkan dalam satu persegi panjang yang besar (yang merupkan sebuah negara) dan di dalam kotak persegi panjang tersebut terdapat kotak-kotak persegi lain lagi yang membanginya (itu menunjukkan sebuah daerah-daerah yang berada dalam negara tersebut).

11. Sunburst
Sunburst Chart merupakan sebuah grafik yang menampilkan sebuah bentuk bagan seperti Lingkaran Donat.

Sunburst merupakan sebuah grafik kembaran dari grafik Pie. Grafik ini menunjukan sebuah hubungan komponen secar keseluruhan.

12. Histogram
Grafik Historam merupakan sebuah grafik yang menampilkan visualisasi column chart atau grafik batang yang menampilkan frekuensi data dengan distribusi tertentu.

Dalam grafik ini bisa menunjukkan sebuah data range tertentu atau beberapa data digabungkan dalam satu kreiteria, yang dipadukan dengan data pembandingnya.

Untuk contoh grafik ini bisa digunakan untuk membuat grafik kumpulan siswa-siwa yang memiliki nilai dengan range tertentu.

Misal nilai / range 7-10 ada berapa siswa
nilai / range 5-6  berapa siswa, dan ahkirnya dapat dilihat perbandingannya dalam jenis grafik ini.

13. Box & Whisker Chart
Grafik Box dan Whisker merupakan grafik yang menyerupai kotak dengan perpaduan garis whisker.

Grafik ini cocok untuk digunakan untuk menyajikan sebuah perbandingan data yang memiliki nilai minimum, nilai maksimum juga niliai medium yang terdapat dalam data yang diolah.

Dengan kata lain grafik ini dapat digunakan untuk membandingkan lebih dari satu distribusi data pada satu buah tampilan secara bersamaan.


14. Waterfall Chart
Grafik Waterfall merupakan sebuah grafik yang menggambarkan sebuah nilai positif atau negatif dalam sebuah serangkaian data yang berkontribusi total.

Grafik ini biasanya baik digunakan untuk sebuah perbandingan dalan sebuah laporan keuangan, ataupun sebuah data pengeluaran dan pendapatan nyang bisa mengakibatkan sebuah saldo bersih dalam sebuah bank atau tabungan.

15. Combo Chart
Combo Chart atau grafik kombinasi merupakan sebuah kombinasi dari beberapa grafik, seperti komninasi grafik batang dengan grafik garis.

Komponen Pembentuk Sebuah Grafik

Sebuah grafik dapat terbentuk  jika dilengkapi oleh beberapa komponan yang mendukung sebuah perbandingan, sehingga dapat menciptakan sebuah gambar yang dapat memberikan penjelasan dan perbandingan data yang diolah

Bagian-bagian yang wajib diisi untuk menjadikan sebuah grafik terdiri atas:

1. Sumbu atau Axis.
dalam grafik secara umum baik pie, batang, bar atau yang lainnya membutuhkan sebuah garis tegal lurus atau garis yang rebah. garis garis tersebut merupakan yang dinamakan sebuah sumbu.

Sumbu terdiri dari 2 jenis yaitu
Sumbu X atau sumbu horizontal, juga sering ditampilkan dalam bentuk nana Horizontal Axis. Sumbu ini berfungsi untuk mengidentifikasi kategori pada informasi yang disampaikan dalam grafik

Sumbu Y atau Sumbu Vertikan, juga sering dinamakan dengan Vertikal Axis. Sumbu ini berfingsi untuk mengidentifikasi sebuah nilai dari kolom.

2. Chart Title / Judul Grafik
Judul Grafik wajib di isi untuk memberikan gambaran isi dari grafik yang ditampilkan

3. Data Series
Data series merupakan sebuah tanda yang yang menerangkan data yang terkait dalam setiap kategorinya.

4. Legend (legenda)
Merupakan sebuah tanda titik atau kotak kecil yang berfungsi untuk mengidentifikasi setiap seri data yang mewakili masing-masing warna atau bentuk dari sebuah grafik.

Cara Membuat dan Modifikasi Grafik di MS Word

Untuk membuat Grafik di MS Word, sebenarnya cukup mudah. Hanya memililiki 3 tahapan umum yaitu menyisipkan jenis grafik dan kemudian mengisinya dengan data, selanjutnya untuk tampilan bisa dimodifikasi sesuai keinginan penggunanya.

Untuk lebih jelasnya saya akan mencontohkan membuat sebuah grafik menggunakan MS Word 2016 dan untuk MS Word yang lain seperti MS Word 2007, MS Word 2013, MS Word 2010 sebenarnya memiliki dasar yang sama sehingga tutorial ini pun bisa dikkiti untuk versi-versi tersebut.

Sebelum memulai membuat grafik sebaiknya siapkan data yang akan menjadi bahan pembuat grafik.

Sebagai contoh saya akan membuat sebuah data perbandingan atau  evaluasi mengenai mutu kinerja dibagian operator telepon dalam sebuah instansi.

Data yang akan diperbandingakan adalah jumlah telepon masuk yang dapat dilayani dan data telepon masuk yang tidak dapat terlayani dari, februari dan bulan maret.

Setelah data siap, kita akan membuat grafik tersebut.

Langkah Pertama#1: Menyisipkan dan memilih Jenis Grafik

Untuk menyisipkan grafik tentunya harus tahu grafik tersebut akan disisipkan atau diletakkan pada lembar atau tempat yang mana.

Grafik secara otomatis akan muncul pada halaman atau posisi kursor itu berada. 

Jadi silahkan tempatkan kursor tersebut pada posisi dimana grafik tersebut akan ditempatkan.

Setelah kursor tersebut dirasa pas posisinya. Pilih Ribbon "Insert" ===> "Chart"

lalu selanjutnya kita akan dihadapkan pada banyak pilihan Jenis Chart atau grafik beserta variasi bentuk dalam setiap jenisnya. silahkan pilih salah satu.


sebagai contoh saya pilih grafik Batang (Column) dengan variasi betuk tiga dimensi (3D lusterd column).  setelah dirasa pas, silahkan pilih "OK". hal ini untuk memunculkan grafik pada lembar halaman dimana kursor tadinya berada.

Grafik akan muncul dengan data bawaan standar grafik tersebut. dan data belum sesuai dengan yang kita inginkan.



Langkah kedua#2: Memunculkan Spread Sheet Excel

Setelah muncul grafik dengan data bawaan tersebut, kita harus mengeditnya dengan menggunakan spreadsheet excel.

Memunculkan halaman excel guna pengeditan data standar tersebut, silahkan Klik Kanan pada area grafik===> "Edit Data", atau

klik  pada area grafik maka akan muncul ribbon Design (Chart tool)===> Edit Data.


Selanjutnya, akan muncul sebuah spread sheet Excel yang berdampingan dengan grafik tersebut.

Dalam excel tersebut kita bisa memasukkan data yang diinginkan. Data yang dimasukkan akan memperngaruhi data pada sumbu X (Category) dan Sumbu Y (nilai data).


Langkah ketiga#3: Memasukkan data melalui spread sheet Excel

Setelah muncul tampilan spreed sheet excel yang berhubungan dengan grafik terebut, silahkan edit sesuai dengan categori dan data series yang sudah disiapkan tadi.

atau Jika anda sebelumnya memiliki data yang terbentuk dalam dokumen excel yang lain, untuk memudahkannya anda tinggal copy lalu tempelkan pada spreed sheet excel yang berada grafik tadi. Sehingga anda tidak perlu repot-repot mengetik ulang data yang sudah dibuat sebelumnya.

Contoh:  Kategory diisi dengan nama Bulan dan series diisi dengan jenis layanan (telp terlayani dan tidak terlayani).

Banyaknya kategori dan seris bawaan (ada 4) sering tidak pas dengan data yang kita miliki. Untuk memudahkan mengurang dan menambahkan data agar masuk area grafik nantinya, anda tingg menarik garis biru diperbesar atau diperkecil sesuai dengan banyak kategori  dan series yang kita buat.

dalam contoh ini saya hanya menggunakan 3 nama bulan sebagai categori dan 2 jenis layanan telp sebagai seriesnya.

Maka kotak biru yang merupakan penanda wilayah data yang akan ditampilkan dalam grafik, kita tarik dari sebelumnya A1:D5 (4 kolom 5 baris) menjadi A1:C4 (3 kolom 4 baris)

sehingga series 3 dan category 4 walaupun masih ada dalam spread sheet, hasilnya akan tidak tampak dalam bentuk grafik.



setelah semua diisi, silahkan close saja spread sheet excel tersebut/ secara otomasis grafik akan membentuk sesuai data yang kita masukkan.

lalu, andai kata ternyata kita memasukkan data tersebut salah dan ingin mengubahnya. bagaimana cara mengeditnya kembali?

Caranya mudah saja, yaitu ulangi langkah ke 2 di atas yaitu dengan memunculkan spread sheet itu kembali.

Memodifikasi dan melengkapi Tampilan 

Memodifikasi tampilan atau mungkin melengkapi tampilan akan semakin memudahkan orang dalam memahami tampilan tersebut. 

Beberapa cara memodifikasi dasar atau melengkapi tampilan grafik agar lebih mudah dipahami

1. Lengkapi Judul dengan judul yang menggambarkan isi data Grafik tersebut.

Untuk mengedit Chart Title, anda tinggal double klik Tulisan Chart Title dan ganti dengan judul yang sudah disiapkan. atau klik kanan Tulisan "Chart Title" lalu pilih "Edit Teks"

2. Menambah Label
Label disini pada umumnya digunakan memunculkan value pada batang yang kita pilih,namun sebenarnya dapat memunculkan untuk jenis yang lain seperti Key legend, category Name, serie name dan beberpa label yang lain.

Caranya Klik Kanan bagian batang yang akan diberi label ====> Pilih add data label

Maka akan muncul sebuah value atau nilai yang menunjukkn nilai yang akurat dari data grafik tersebut


Lakukan langkah tersebut pada setiap salah batang denga series yang berbeda agar label itu muncul pada semua batang yang ada.

3. Mengganti atau menukar data baris dan Kolom.
Mengganti atau menukar data baris dan kolom bisa dilakukan jika dirasa penempatannya kurang enak dipahami atau menukarkan pengelompokan dan cara membacanya saja. yang sebenarnya memiliki inti permabndinganyang sama, namun di sajikan dengan pengelompokan yang berbeda.

Caranya: 
Pilih Design==> Ribbon Edit Data (akan muncul spread sheet excel abaikan saja)
Lalu Klik Kembali grafik sehingga ribbon switch row/ Colom terlihat berfungsi
Selanjutnya untuk menukar posisi data baris dan kolom, silahkan pilih Switch row/ Column.


Maka secara otomatis grafik akan berubah posisi data kolom dan baris. selanjutnya spread sheet excellnya ditutup kembali.



4. Modifikasi atau mengganti dengan jenis grafik yang lain

Data seperti yang dicontohkan di tutorial ini bisa diaplikasikan dalam beberapa jenis grafik seperti grafil Line, anda bisa saja mengubahnya sewaktu waktu.

Caranya cukup simple: klik kanan bagian grafik pilih Change Chart Type. Selanjutnya anda tinggal memilih grafik yang sesuai tanpa harus mengubah data yang ada,

Grafik secara otomatis akanmenyesuaikan dengan data yang sudah ada.

5. Memodifikasi yang lain dalam Ribbon "design"
Sebenarnya grafik dapat banyak dimodifikasi dari segi tampilan melalui ribbon " design", seperti:
  • Mangubah tata letak (Quick Layout)
  • mengubah warna grafik (Change Color)
  • mengubah Gaya warna tampilan keseluruhan grafik (Chart Style)


6. Modifikasi Jenis Font (Tulisan)
Modifikasi dengan fungsi klik kanan pada grafik atau elemen yang diklik, selain yang sudah diterangkan diatas, ternyata memiliki fungsi modifikasi lain seperti
= memodifkasi tulisan dengan cara Klik Kanan==> Font


7. Menghapus Elemen yang dirasa tidak perlu
untuk menghapus komponen yang tidak perlu, caranya cukup mudah.
Pilih eleman yang akan  dihapus dengan melakukan Klik Kanan lalu pilih "Delete"


Itu cara dasar yang lengkap yang bisa dipelajari. Sebuah grafik yang dikatakan bisa dipahami dengan mudah dan enak dipandang, tergantung darikreatifitas pembuatnya. 

Dengan mengetahui dasar-dasar ini, semoga kita menjadi lebih kreatif lagi. selamat mencoba.

Comments

Popular posts from this blog

Cara Mudah Membuat Jadwal Piket /Jadwal Dinas 3 Shift

100+ Nama Baptis Katolik Berdasarkan Pesta Nama orang Kudus dari Buku Puji Syukur

Lirik, Arti dan Makna Lagu Imagination - Shawn Mendes