Cara Mudah Membuat Jadwal Piket /Jadwal Dinas 3 Shift
Sebagai seorang karyawan (Perawat, Dokter, satpam atau yang lain), baik swasta maupun pemerintah yang bekerja secara team yang memiliki banyak anggota atau rekan kerja, terlebih jika bagian tersebut memiliki jam kerja yang berbeda terutama yang memiliki beberapa shift kerja adalah hal yang biasa dan tidak aneh lagi, jika seorang karyawan harus mengetahui jadwal kerja yang dibuat untuk dilaksanakan secara bergantian.
Bagi seorang staff karyawan, mungkin akan dengan mudah saja melaksanakan jadwal yang sudah dibuat. Tetapi bagi seseorang yang memiliki tanggungjawab atau sebagai kepala bagian, bukanlah hal yang mudah dalam mengatur atau membuat jadwal dinas/ jadwal kerja bagi anak buah atau team yang dipimpinnya tersebut.
Di dalam sebuah jadwal dinas atau jadwal kerja shift biasanya harus mempertimbangkan beberapa hal agar jadwal tersebut dapat berjalan dengan baik.
1. Pahami aturan ketenagakerjaan yang diatur dalam Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Pada intinya dalam undang-undang tersebut menerangkan bahwa seorang kayawan yang bekerja dengan sistem shift harus memenuhi waktu kerja sebagai berikut "7 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu"; atau "8 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu"
atau dengan kata lain karyawan tidak boleh bekerja lebih dari 40 Jam dalam seminggu. tetapi pada sektor-atau perusahaan-tertentu, durasi jam tersebut tidak berlaku, seperti dalam penerbangan jarak jauh, pengeboran minyak lepas pantai, supir angkutan jarak jauh, atau pekerjaan di kapal laut.
2. Dalam hal lembur kerja, perusahaan berhak meminta karyawannya untuk melakukan lembur kerja sesuai kebutuhan. Tetapi dengan beberapa catatan:
Pembuatan lembur tersebut harus mendapatkan persetujuan dari karyawan yang bersangkutan.
Durasi lembur dalam satu hari hanya boleh 3 jam, dan empatbelas jam dalam seminggu
Perusahaan harus membayar upah lembur kepada karyawan tersebut.
3. Untuk pembuatan jadwal secara praktis dapat diatur sesuai kebutuhan kerja disetiap bagiannya. Seperti berapa jumlah karyanan yang harus ada dalam satu shift tersebut (bisa dibuat sistem group, atau tanpa group yang jelas jumlah karyawan mencukupi), kapan harus libur, kapan harus dinas pagi, siang, atau sore.
Baca Juga: Cara mengitung Waktu berapa jam, berapa hari, berapa lama dengan Fungsi Date & Time Excel
Biasanya yang menjadi kendala dalam membuat jadwal adalah penentuan jumlah personil kerja termasuk porsi yang pas dalam setiap shift, menentukan waktu shift, waktu libut dan waktu cuti,
Dari beberapa kendala di atas, dapat diatasi menggunakan MS Excel yang dilengkapi dengan rumus yang dapat memudahkan membuat otomatis informasi yang akan diambil.
Berikut langkahnya:
1. Siapkan atau buat format dinas bulanan yang biasa dibuat. tetapi untuk memudahkan penyajian data yang akan diambil, jika belum ada silahkan tambahkan beberapa baris di bawah tabel utama untuk melihat data jumlah karyawan yang dinas pershift dalam 1 hari
Juga tambahkan beberapa kolom di sisi kanan untuk melihat data untuk masing-masing karyawan yang berkenaan dengan Jumlah shift dan Jam kerja yang diperoleh setiap bulannya.
Untuk memudahkan pengambilan datanya, silahkan untuk masing-masing shift beri tanda yang spesifik contoh Pagi (P), Siang (S), Malam (M)
2. Sebelum membuat jadwal yang diisikan pada tabel utama (cell C6 sampai AG15). kita masukkan rumus pada bagian kanan tabel yang di lingkari merah (Cell AI6 sampai AM10)serta bagian bawah tabel utama yang di lingkari warna biru (Cell C17 Sampai AQ 19)
3. Untuk menghitung jumlah yang dinas pagi adalah menghitung berapa Huruf "P" diarea yang akan kita hitung.
Untuk tabel kanan yang dilingkari berwarna merah, kita akan menghitung untuk Si A, berapa kali mendapat dinas pagi...
Caranya: isikan di Cell AI6 dengan rumus
Maksud dari rumus tersebut adalah jumlah "P" yang berada di area C6 sampai dengan AG6
Untuk tidak mengulang rumus tersebut, tariklah rumus tersebut ke bawah atau copy paste ke bawah dari AI6 sampai AI15
Dinas Siang
Dinas malam
Libur
Begitu juga halnya dengan pengisian berapa jumlah petugas yang shift tanggal 1 hari Senin yang berada di bagian bawah tabel utama dengan lingkar biru.
Caranya: isikan di Cell C17 dengan rumus
Maksud dari rumus tersebut adalah jumlah "P" yang berada di area C6 sampai dengan C15
Untuk tidak mengulang rumus tersebut, tariklah rumus tersebut kekanan atau copy paste kebawah dari C17 sampai AG17
Dinas Siang
Dinas malam
Catatan: Bila ingin memasukkan 2 kategori menjadi satu hitungan, seperti misalnya pagi dan siang jadi satu hitungan, anda bisa dibuat rumus penambahan 2 kategori.
Contoh:
4. Untuk jumlah jam yang didapat oleh setiap karyawan kita menggunakan rumus dengan logika
bahwa dinas pagi dan siang mendapat 7 jam dan malam mendapat 11 jam. Maka rumusnya adalah
(Jumlah Pagi dikali 7)+ (Jumlah Sore dikali 7)+ (Jumlah malam dikali 11)
Contoh Untuk Karyawan Si A
Rumusnya:
Arti rumus tersebut adalah Jumlah pagi terletak di Cell AI6 kali 7, + , Jumlah sore terletak di Cell AJ6 kali 7, +, Jumlah Malam terletak di cellAK6 kali 11
Biasanya pengambilan data jumlah jam adalah untuk menyeimbangkan waktu kerja satu karyawan dengan karyawan yang lain.
5. Untuk keperluan libur, karena begitu banyak yang diatur sehingga kode libur sering terluput dari mata, susah mencarinya berada di mana.
Untuk memudahkan itu. Mungkin akan baik jika Cell yang terdapat huruf L tersebut dibuat otomatis agar berwarna merah.
Caranya sangat gampang, mari disimak:
➮Blok Area pada tabel utama (cell C6 sampai AG15)
➮Buka Menu Home pada MS Excell, selanjutnya Conditional Formatting ==> Highlight Cells Rules ==> Text The Contains
➮ Akan muncul Jendela Text That Condition, Isikan dengan Huruf "L". Maka secara otomatis semia Cell yang berisi hurul L, secara otomatis akan berwarna merah.
Semua tahap sudah selesari, Mudah bukan....Silahkan mencoba...
Bagi anda yang mau secara instan tabel yang sudah jadi seperti pada gambar di atas, silahkan download saja >>>di sini
Untuk yang belum paham bisa tuliskan pertanyaan anda di komentar, sebisa mungkin saya akan menjawab.
Bagi seorang staff karyawan, mungkin akan dengan mudah saja melaksanakan jadwal yang sudah dibuat. Tetapi bagi seseorang yang memiliki tanggungjawab atau sebagai kepala bagian, bukanlah hal yang mudah dalam mengatur atau membuat jadwal dinas/ jadwal kerja bagi anak buah atau team yang dipimpinnya tersebut.
Di dalam sebuah jadwal dinas atau jadwal kerja shift biasanya harus mempertimbangkan beberapa hal agar jadwal tersebut dapat berjalan dengan baik.
1. Pahami aturan ketenagakerjaan yang diatur dalam Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Pada intinya dalam undang-undang tersebut menerangkan bahwa seorang kayawan yang bekerja dengan sistem shift harus memenuhi waktu kerja sebagai berikut "7 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu"; atau "8 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu"
atau dengan kata lain karyawan tidak boleh bekerja lebih dari 40 Jam dalam seminggu. tetapi pada sektor-atau perusahaan-tertentu, durasi jam tersebut tidak berlaku, seperti dalam penerbangan jarak jauh, pengeboran minyak lepas pantai, supir angkutan jarak jauh, atau pekerjaan di kapal laut.
2. Dalam hal lembur kerja, perusahaan berhak meminta karyawannya untuk melakukan lembur kerja sesuai kebutuhan. Tetapi dengan beberapa catatan:
Pembuatan lembur tersebut harus mendapatkan persetujuan dari karyawan yang bersangkutan.
Durasi lembur dalam satu hari hanya boleh 3 jam, dan empatbelas jam dalam seminggu
Perusahaan harus membayar upah lembur kepada karyawan tersebut.
3. Untuk pembuatan jadwal secara praktis dapat diatur sesuai kebutuhan kerja disetiap bagiannya. Seperti berapa jumlah karyanan yang harus ada dalam satu shift tersebut (bisa dibuat sistem group, atau tanpa group yang jelas jumlah karyawan mencukupi), kapan harus libur, kapan harus dinas pagi, siang, atau sore.
Baca Juga: Cara mengitung Waktu berapa jam, berapa hari, berapa lama dengan Fungsi Date & Time Excel
Cara Mudah Membuat Jadwal Dinas dengan Rumus MS Excel
Kali ini saya coba membagikan cara yang praktis untuk membuat jadwal dinas 3 shift menggunakan MS Excel.Biasanya yang menjadi kendala dalam membuat jadwal adalah penentuan jumlah personil kerja termasuk porsi yang pas dalam setiap shift, menentukan waktu shift, waktu libut dan waktu cuti,
Dari beberapa kendala di atas, dapat diatasi menggunakan MS Excel yang dilengkapi dengan rumus yang dapat memudahkan membuat otomatis informasi yang akan diambil.
Berikut langkahnya:
1. Siapkan atau buat format dinas bulanan yang biasa dibuat. tetapi untuk memudahkan penyajian data yang akan diambil, jika belum ada silahkan tambahkan beberapa baris di bawah tabel utama untuk melihat data jumlah karyawan yang dinas pershift dalam 1 hari
Juga tambahkan beberapa kolom di sisi kanan untuk melihat data untuk masing-masing karyawan yang berkenaan dengan Jumlah shift dan Jam kerja yang diperoleh setiap bulannya.
Untuk memudahkan pengambilan datanya, silahkan untuk masing-masing shift beri tanda yang spesifik contoh Pagi (P), Siang (S), Malam (M)
2. Sebelum membuat jadwal yang diisikan pada tabel utama (cell C6 sampai AG15). kita masukkan rumus pada bagian kanan tabel yang di lingkari merah (Cell AI6 sampai AM10)serta bagian bawah tabel utama yang di lingkari warna biru (Cell C17 Sampai AQ 19)
3. Untuk menghitung jumlah yang dinas pagi adalah menghitung berapa Huruf "P" diarea yang akan kita hitung.
Untuk tabel kanan yang dilingkari berwarna merah, kita akan menghitung untuk Si A, berapa kali mendapat dinas pagi...
Caranya: isikan di Cell AI6 dengan rumus
= COUNTIF(C6:AG6,"P")
Maksud dari rumus tersebut adalah jumlah "P" yang berada di area C6 sampai dengan AG6
Untuk tidak mengulang rumus tersebut, tariklah rumus tersebut ke bawah atau copy paste ke bawah dari AI6 sampai AI15
Dinas Siang
=COUNTIF(C6:AG6,"S")Dinas malam
=COUNTIF(C6:AG6,"M")Libur
=COUNTIF(C6:AG6,"L")Begitu juga halnya dengan pengisian berapa jumlah petugas yang shift tanggal 1 hari Senin yang berada di bagian bawah tabel utama dengan lingkar biru.
Caranya: isikan di Cell C17 dengan rumus
=COUNTIF(C6:C15,"P")Maksud dari rumus tersebut adalah jumlah "P" yang berada di area C6 sampai dengan C15
Untuk tidak mengulang rumus tersebut, tariklah rumus tersebut kekanan atau copy paste kebawah dari C17 sampai AG17
Dinas Siang
=COUNTIF(C6:C15,"S") Dinas malam
=COUNTIF(C6:C15,"M")
Catatan: Bila ingin memasukkan 2 kategori menjadi satu hitungan, seperti misalnya pagi dan siang jadi satu hitungan, anda bisa dibuat rumus penambahan 2 kategori.
Contoh:
= COUNTIF(C6:C15,"S")+COUNTIF(C6:C15,"P")
4. Untuk jumlah jam yang didapat oleh setiap karyawan kita menggunakan rumus dengan logika
bahwa dinas pagi dan siang mendapat 7 jam dan malam mendapat 11 jam. Maka rumusnya adalah
(Jumlah Pagi dikali 7)+ (Jumlah Sore dikali 7)+ (Jumlah malam dikali 11)
Contoh Untuk Karyawan Si A
Rumusnya:
=(AI6*7)+(AJ6*7)+(AK6*11)Arti rumus tersebut adalah Jumlah pagi terletak di Cell AI6 kali 7, + , Jumlah sore terletak di Cell AJ6 kali 7, +, Jumlah Malam terletak di cellAK6 kali 11
Biasanya pengambilan data jumlah jam adalah untuk menyeimbangkan waktu kerja satu karyawan dengan karyawan yang lain.
5. Untuk keperluan libur, karena begitu banyak yang diatur sehingga kode libur sering terluput dari mata, susah mencarinya berada di mana.
Untuk memudahkan itu. Mungkin akan baik jika Cell yang terdapat huruf L tersebut dibuat otomatis agar berwarna merah.
Caranya sangat gampang, mari disimak:
➮Blok Area pada tabel utama (cell C6 sampai AG15)
➮Buka Menu Home pada MS Excell, selanjutnya Conditional Formatting ==> Highlight Cells Rules ==> Text The Contains
➮ Akan muncul Jendela Text That Condition, Isikan dengan Huruf "L". Maka secara otomatis semia Cell yang berisi hurul L, secara otomatis akan berwarna merah.
Semua tahap sudah selesari, Mudah bukan....Silahkan mencoba...
Bagi anda yang mau secara instan tabel yang sudah jadi seperti pada gambar di atas, silahkan download saja >>>di sini
Untuk yang belum paham bisa tuliskan pertanyaan anda di komentar, sebisa mungkin saya akan menjawab.
